Varaaminen eri kanavissa
Valittujen moduulien toiminnot selaimessa ja mobiilissa. Muut asiointikanavat otetaan käyttöön tarpeidenne mukaan.
Tutustu eri varaamistapoihinToimitilakiinteistöt ja työympäristöt
Teemme vaativasta varaamisesta helppoa ja hallittavaa.
Tilat, työpisteet ja kiinteistön palvelut yhdessä. Organisaationne rakenteisiin ja toimintatapoihin mukautuen.
Business parkit · Yritykset ja konsernit · Yhteiset toimitilat · Julkishallinto
Toimitilojen ja työympäristöjen asiakkaamme
Mitä haluatte tehdä sujuvammin?
Valitse käyttötarve ja tutustu prosessiin, ominaisuuksiin ja ohjelmiston näkymään.
Kokous on enemmän kuin tilavaraus.
Yhdistä tila, tarjoilut ja vierailijat samaan palveluprosessiin.
1Valitse tila
2Lisää palvelut
3Vahvista varaus
4Ohjaa toteutus
Varaajalle
Oikeat tilat ja palvelut helposti löydettävissä.
Palvelutiimeille
Tarjoilut ravintolalle ja vierailijat aulalle.
Hallinnolle
Asiakaskohtaiset oikeudet, hinnastot ja laskutusaineistot.
Yhdistä tilavaraus palveluihin
- Varaa kalenterissa, haulla, kartalta, Outlookista tai tekoälyavustajan kanssa keskustelemalla
- Liitä varaukseen tarjoilut, vieraat ja tarvittavat laitteet
- Määritä tilakohtaiset ehdot, käyttöoikeudet ja hyväksynnät
- Hallinnoi toistuvia varauksia sekä jaettavia ja yhdistettäviä tiloja
Kanavat ja palvelut valitaan käyttötarpeen mukaan.
Toimistopäivä alkaa sopivasta työpisteestä.
Tarkista saatavuus ja varaa tarpeisiisi sopiva paikka.
1Valitse päivä
2Etsi työpiste
3Tee varaus
4Seuraa käyttöä
Työntekijälle
Työpisteen sijainti, varustelu ja saatavuus näkyviin.
Työympäristötiimille
Työpisteiden tarjonta ja varaussäännöt hallintaan.
Hallinnolle
Tietoa käyttöasteesta ja työpisteiden riittävyydestä.
Joustavuutta työpistevarauksiin
- Varaa pohjakuvasta tai alueen kapasiteetin mukaan
- Etsi työpiste sijainnin, varustelun ja saatavuuden perusteella
- Varaa myös kollegalle ja suunnittele tiimin yhteiset toimistopäivät
- Hallinnoi toistuvia varauksia, käyttöoikeuksia ja varausrajoituksia
- Seuraa työpisteiden käyttöä ja käyttöastetta
Suunnittele työpäivä tekoälyavustajan kanssa
Kerro työpäiväsi tarpeet omin sanoin ja tarkenna niitä keskustellen Timeworksin tekoälyavustajan kanssa.
Esimerkki keskustelusta
- Käyttäjä
Tarvitsen huomiseksi työpisteen.
- Tekoälyavustaja
Mihin toimipisteeseen olet menossa ja millainen työpiste sopii tarpeisiisi?
Kanavat ja palvelut valitaan käyttötarpeen mukaan.
Tarjoilut osaksi kokouksen kokonaisuutta.
Tilaa palvelut samalla, kun varaat tilan.
1Valitse kokous
2Lisää tarjoilut
3Vahvista tilaus
4Ohjaa toimitus
Varaajalle
Palvelut helposti samalla varauksella.
Ravintolalle
Ajantasaiset tilaukset ja toteutustiedot.
Hallinnolle
Palvelujen toteumat raportointia varten.
Tila ja palvelut samalla varauksella
- Tilaa tarjoilut tilavarauksen yhteydessä tai Outlookista
- Ohjaa tiedot kiinteistön ravintola- ja aulapalveluille
- Liitä lisäpalvelut tapahtumiin ja ryhmävierailuihin
- Kokoa palvelujen toteumat raportointia ja laskutusaineistoa varten
Kanavat ja palvelut valitaan käyttötarpeen mukaan.
Vierailut hallintaan saapumisesta poistumiseen
Ilmoita vierailijat etukäteen, hallitse saapuminen ja kirjaa poistuminen samassa järjestelmässä. Aulapalvelu näkee ajantasaisen vierailijatilanteen, ja yhteyshenkilö saa ilmoituksen vieraan saapumisesta.
1Ilmoita vieraat
2Ohjaa aulalle
3Kirjaa saapuminen
4Ilmoita isännälle
5Kirjaa poistuminen
Vierailijalle
Sujuva saapuminen ja asiointi.
Aulalle
Ajantasaiset vierailutiedot ja vierailijakortit.
Hallinnolle
Organisaatiokohtainen rekisteri ja säilytysajat.
Vierailijahallinnan keskeiset toiminnot
- Ilmoita vierailijat tilavarauksen yhteydessä
- Kirjaa saapuminen ja poistuminen sekä seuraa vierailijatilannetta
- Hyödynnä vierailijakortteja ja ilmoituksia yhteyshenkilölle
- Hallinnoi organisaatiokohtaisia rekistereitä ja tietojen säilytysaikoja
Kanavat ja palvelut valitaan käyttötarpeen mukaan.
Tapahtuma ilmoittautumisesta toteutukseen.
Yhdistä osallistujat, tilat ja palvelut samaan prosessiin.
1Luo tapahtuma
2Avaa ilmoittautuminen
3Viesti osallistujille
4Seuraa toteumaa
Osallistujalle
Selkeä ilmoittautuminen ja vahvistus.
Järjestäjälle
Kapasiteetit, jonot ja osallistujat hallintaan.
Hallinnolle
Toteumat ja raportit samassa järjestelmässä.
Ilmoittautumisesta toteutukseen
- Luo ja julkaise tapahtumat
- Määritä kapasiteetit, jonot ja ilmoittautumislomakkeet
- Hallinnoi maksullisia ja maksuttomia tapahtumia
- Lähetä automaattiset vahvistukset ja muistutukset
- Liitä mukaan lisäpalvelut ja seuraa toteumaa raporteilla
Kanavat ja palvelut valitaan käyttötarpeen mukaan.
Varaa paikka osaksi työpäivää tai vierailua.
Henkilöstön ja vieraiden auto- ja pyöräpaikkojen varaukset.
1Valitse ajankohta
2Etsi sopiva paikka
3Vahvista varaus
4Saavu kiinteistöön
Varaajalle
Auto- tai pyöräpaikka varattuna ennen saapumista.
Kiinteistön palveluille
Paikat, varaussäännöt ja käyttöoikeudet yhteiseen hallintaan.
Hallinnolle
Varausten ja käyttöasteen seuranta raportoinnin avulla.
Sopiva paikka ennen saapumista
- Auto- ja pyöräpaikkojen varaaminen työntekijöille ja vieraille
- Paikan valinta kartalta tai alueen kapasiteetin mukaan
- Toistuvat varaukset ja pysäköintijäsenyydet
- Latauspaikkojen varaaminen ja ajoneuvotietojen tallentaminen
- Käyttäjäkohtaiset oikeudet, hinnat ja käyttöehdot
Kanavat ja palvelut valitaan käyttötarpeen mukaan.
Varausratkaisu vaativiin toimitilaympäristöihin
Timeworks on kattava ja muokattava varausratkaisu yrityspuistojen, moniorganisaatioympäristöjen ja vaativien toimitilaympäristöjen hallintaan. Ratkaisu koostuu joustavista moduuleista, jotka voidaan ottaa käyttöön vaiheittain. Se soveltuu yksittäisistä rakennuksista useiden kiinteistöjen kokonaisuuksiin. Monikieliset käyttöliittymät tukevat myös kansainvälisten organisaatioiden ja vuokralaisten asiointia.
Yhteiset resurssit, omat toimintatavat
Jokainen organisaatio voi toimia itsenäisesti omilla tiloillaan ja palveluillaan, mutta yhteiset resurssit voidaan jakaa hallitusti. Vuokralaiset voivat varata omia työpisteitään, kokoustiloja, pysäköintiä ja tarjoiluja samassa kokonaisuudessa.
Vuokralaisten sopimukseen kuuluvat käyttöedut
Vuokrasopimukseen voidaan sisällyttää maksuttomia käyttötunteja valittuihin tiloihin tai tilaryhmiin. Timeworks huomioi käyttökiintiön varaamisessa ja ilmoittaa vuokralaiselle, kun kiintiö on täynnä.
Tutustu hinnoitteluun ja käyttökiintiöihin- Yhteiskäyttöisten tilojen, työpisteiden ja palveluiden hallinta
- Roolipohjaiset näkymät vuokralaisille, aulalle, ravintolalle ja hallinnolle
- Varaaminen kalenterista, kartalta, Outlookista tai mobiilisti
- Joustava hinnoittelu ja asiakaskohtaiset sopimukset
- Kertakirjautuminen moniorganisaatioympäristöissä
- Raportointi varausten ja resurssien käytöstä
Kaikkien käyttötarpeiden taustalla
Teidän toimintatapaanne mukautuva kokonaisuus.
Kaikkiin Timeworks-asennuksiin sisältyvät yhteiset ominaisuudet mukautuvat organisaationne toimintatapoihin.
Asiakkaat ja organisaatiorakenteet
Kiinteistöt, vuokralaiset, organisaatiot ja osastot samaan hallintaan.
Tutustu organisaatioiden hallintaanKäyttöoikeuksien hallinta
Määritä, kuka voi varata, milloin ja millä ehdoilla.
Tutustu käyttöoikeuksiinMuokattavat lomakkeet ja palveluprosessit
Kysymykset, pakolliset kentät, hyväksynnät ja näkymät omiin toimintatapoihin.
Tutustu lomakkeisiin ja palveluprosesseihinViestintä varauksen eri vaiheissa
Viestintä kuuluu kaikkiin asennuksiin. Käyttöön valitaan tarvittavat sähköposti- ja SMS-viestipohjat.
Tutustu viestintäänIntegraatiot
Timeworks yhdistyy järjestelmiinne ja mukautuu tuleviin tarpeisiin.
Mercantus suunnittelee ja toteuttaa integraatiot tarpeidenne mukaan. Kokonaisuutta voidaan täydentää toimintanne ja järjestelmienne kehittyessä.
Kertakirjautuminen
Sujuva käyttö organisaation omilla tunnuksilla.
Microsoft 365 ja Outlook
Tilojen ja palvelujen varaaminen tutussa työvälineessä.
Taloushallinto
Varausten laskutustiedot osaksi taloushallintoa.
Maksujärjestelmät
Maksaminen osaksi asiakkaan varausprosessia.
Kulunvalvonta ja lukitus
Varaus ja tilaan pääsy toimivat yhdessä.
Infonäyttöratkaisut
Ajantasainen varaustilanne ja opastus paikan päällä.
Nostot ovat esimerkkejä toteutuksistamme. Suunnittelemme myös muut liitännät tarpeidenne mukaan.
Kaikki integraatiomahdollisuudetJärjestelmän lisäksi saat kokeneen kumppanin
Kokenut kumppani vuodesta 2005
EU-alueella tuotettu SaaS-palvelu
Kotimainen kehitys-, toimitus- ja ylläpitotiimi.
Tietoturva ja lokitus
Tietoturvaa arvioidaan säännöllisesti ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta.
Saavutettava käyttö
WCAG AA -saavutettavuus ja eri päätelaitteille mukautuvat näkymät.
Suunniteltu käyttöönotto
Käyttöönotto etenee vakiintuneen prosessin mukaan. Vastuut, aikataulu ja toteutus suunnitellaan yhdessä organisaationne tarpeisiin.
Koulutus ja suomenkielinen tuki
Tuki järjestelmän käyttöönottoon ja päivittäiseen käyttöön.
Jatkuva kehittäminen
Pitkäjänteistä tuotekehitystä asiakkaiden tarpeiden pohjalta.
Onko varaaminen enemmän kuin kalenterimerkintä?
Käydään yhdessä läpi teille sopiva Timeworks-ratkaisu.