Asiakkaat ja organisaatiorakenteet

Vaativat organisaatiorakenteet hallittavaksi

• Organisaatiohierarkiat, alaorganisaatiot, osastot ja käyttäjäryhmät
• Toimipisteiden, rakennusten ja resurssiryhmien hallinta
• Alue-, rakennus- ja resurssiryhmäkohtaiset varausoikeudet
• Organisaatio- ja käyttäjäkohtaiset asiointiroolit
• Omien ja yhteisten resurssien hallittu käyttö
• Yhteyshenkilöt, kustannuspaikat ja laskutustiedot
• Asiakas- ja asiakasryhmäkohtainen hinnoittelu ja maksuttomat käyttökiintiöt

Organisaationne rakenne osaksi järjestelmää

Organisaatiot, alaorganisaatiot, osastot ja käyttäjäryhmät kuvataan organisaationne rakenteen mukaan. Organisaatiorakenteet, asiointiroolit ja käyttöoikeudet suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa. Ratkaisu mukautuu yhden organisaation tarpeista laajoihin, useiden organisaatioiden yhteiskäyttöympäristöihin.

Varaaminen rajataan toimipisteisiin ja rakennuksiin

Varausoikeudet voidaan kohdistaa alueisiin, toimipisteisiin, rakennuksiin ja resurssiryhmiin. Käyttäjien varaaminen voidaan rajata tarkasti heille sallittuihin tiloihin, työpisteisiin, laitteisiin ja muihin resursseihin. Sama järjestelmä voi kattaa useita kiinteistöjä, vaikka eri käyttäjäryhmillä on erilaiset varausoikeudet.

Jokaiselle oman tehtävän mukainen näkymä

Asiointirooleilla määritellään, mitä tietoja ja toimintoja organisaatio tai käyttäjä voi nähdä ja käyttää. Rooli voi olla esimerkiksi luku, luku ja käyttö tai organisaation ylläpitäjä. Varaajilla, palveluntuottajilla ja hallinnolla voi olla omiin tehtäviinsä sopivat näkymät ja oikeudet.

Lomakkeet ja palveluprosessit omiin toimintatapoihin

Lomakkeet, hyväksyntäkäytännöt ja käyttäjäroolien näkymät voidaan määritellä organisaation toimintatapojen mukaan. Varausprosessien mukautettavuus on esitelty tarkemmin omalla sivullaan.

Omia ja yhteisiä resursseja samassa ympäristössä

Organisaatiot voivat toimia itsenäisesti omilla tiloillaan ja palveluillaan. Yhteisiä kokoustiloja, pysäköintipaikkoja ja muita resursseja voidaan jakaa valituille organisaatioille ja käyttäjäryhmille. Käyttöoikeudet ja varausehdot ohjaavat yhteisten resurssien käyttöä.

Asiakaskohtainen hinnoittelu ja käyttökiintiöt

Asiakkaille ja asiakasryhmille voidaan määritellä omat hinnastot sekä sopimukseen sisältyvät maksuttomat käyttötunnit. Hinnastot, sopimukset, varausehdot ja hyväksyntäkäytännöt määritellään tarpeiden mukaan. Maksuton käyttö voidaan kohdistaa tiettyihin tiloihin tai tilaryhmiin ja määritellylle ajanjaksolle. Vuokralaisen sopimukseen voi esimerkiksi sisältyä kuusi tuntia maksutonta käyttöä kuukaudessa valituissa neuvottelutiloissa, vaikka auditorio jää kiintiön ulkopuolelle. Vuokralainen saa ilmoituksen, kun maksuton käyttökiintiö on täynnä.

Asiakastiedot osana varausprosessia

Organisaation yhteyshenkilöt, kustannuspaikat ja laskutustiedot tukevat varausten käsittelyä, laskutusta ja raportointia. Asiakkuuksien hallinta (CRM) ja projektien hallinta voivat olla osa resurssien ja työn hallinnan kokonaisuutta, jossa työt ja resurssit liitetään asiakkaisiin ja projekteihin.