Varausprosessit teidän toimintatapoihinne

Sopivat tiedot ja toimintatavat jokaiseen varaukseen

• Eri käyttötarkoituksiin määriteltävät varauslomakkeet
• Muokattavat kysymykset, pakolliset kentät ja valintavaihtoehdot
• Organisaation käytäntöjen mukaiset hyväksynnät ja vahvistukset
• Käyttötarpeeseen sopivat kalenterinäkymät ja roolikohtaiset näkymät
• Viestipohjat varauksen ja palvelun eri vaiheisiin

Varauslomake kerää tarvittavat tiedot

Tilavarauksessa, laitevarauksessa ja tapahtumaan ilmoittautumisessa tarvitaan erilaisia tietoja. Lomakkeelle valitaan käyttötarkoitukseen sopivat kysymykset, valintavaihtoehdot ja pakolliset kentät. Näin varaajalta kysytään palvelun toteuttamisen kannalta olennaiset asiat.

Varauksen eteneminen omien käytäntöjen mukaan

Hyväksyntä- ja vahvistuskäytännöt määritellään osaksi varausprosessia. Eri käyttötarkoituksissa voidaan noudattaa erilaisia toimintatapoja: osa varauksista vahvistuu suoraan ja osa käsitellään hallinnossa ennen vahvistusta. Myös palveluntuottajien tehtävät sovitetaan osaksi kokonaisuutta.

Kalenterit ja näkymät käyttäjien tehtäviin

Kalenterinäkymät ja eri käyttäjäroolien näkymät määritellään käyttötarpeen mukaan. Varaaja, palveluntuottaja ja hallinto tarvitsevat erilaisia tietoja ja toimintoja. Käyttöoikeudet ohjaavat, mitä kukin voi nähdä ja tehdä.

Viestintä tukee prosessin eri vaiheita

Viestipohjat välittävät varauksen ja palvelun eri vaiheissa tarvittavat tiedot varaajille, hallinnolle ja palveluntuottajille. Käyttöön valitaan organisaation tarvitsemat sähköposti- ja SMS-viestipohjat. Viestintä kuuluu kaikkiin Timeworks-asennuksiin.

Suunnitellaan toimiva kokonaisuus yhdessä

Mercantus käy kanssanne läpi varaustilanteet, tarvittavat tiedot, käyttäjäryhmät ja käsittelyvaiheet. Niiden pohjalta määritellään lomakkeet ja palveluprosessit. Samassa järjestelmässä voi toimia rinnakkain erilaisia varausprosesseja eri tarpeisiin.