Vuorohakemuksesta valmiiksi varaukseksi
- Tila-, sali- ja kenttävaraukset sekä vakiovuorot
- Tilojen jakaminen osiin ja yhdistelmätilat
- Kausiin pohjautuva vuorohaku ja hakemusten käsittely
- Hakemusten ja aikatoiveiden vertailu sekä päällekkäisyyksien ratkaiseminen
- Varausten muodostaminen suoraan hakemusten pohjalta
- Käsittelyn seuranta ja automatisoitava sähköpostiviestintä
- Käyttäjäryhmäkohtainen hinnoittelu ja varausehdot
Vakiovuorokaudet ja avoimet haut
Ylläpito valmistelee hakukauden, määrittää tarvittaessa hakuajan ja varmistaa kohteiden tiedot. Vakiovuorokaudella haetaan esimerkiksi viikoittaisia vuoroja koko kaudelle. Avoimella kaudella voidaan hakea yksittäisiä tai toistuvia aikoja, kuten kilpailu- ja tapahtumavuoroja. Avoin haku voi toimia myös ilman rajattua hakuaikaa. Hakulomake ohjaa täyttämään tarvittavat tiedot, ja asiointiroolit helpottavat organisaation puolesta asiointia.
Hakemusten vertailu ja vuorojen suunnittelu
Hakemukset ja aikatoiveet ovat suoraan järjestelmässä käsittelijän käytettävissä. Ylläpito vertailee toiveita listaus- ja kalenterinäkymissä, muokkaa vuoroluonnoksia ja ratkaisee päällekkäisyyksiä koko haetulle aikavälille. Varausten muodostamisessa voidaan määrittää kohde, ajankohta, toistuvuus ja poikkeuspäivät. Hakemus voidaan myös hylätä ja kirjata hylkäyksen syy.
Esikatselu ja vuorojen vastaanotto tarpeen mukaan
Prosessiin voidaan liittää hakijan esikatselu ja myönnettyjen vuorojen vastaanotto. Esikatselussa hakija näkee suunnitellut varaukset; tietojen täydentäminen ja vastaanotto tapahtuvat myöhemmässä vastaanottovaiheessa. Hakija voi silloin tarkistaa ja täydentää varaustiedot, jakaa aikoja esimerkiksi eri joukkueille sekä ottaa vuorot vastaan kokonaan tai osittain tai kieltäytyä niistä. Vaiheet otetaan käyttöön kunnan toimintatavan mukaan.
Hakemuksesta aktiivisiin varauksiin
Kun tarvittavat tiedot ja mahdollinen vuorojen vastaanotto on hoidettu, ylläpito viimeistelee hakemuksen ja vuoroista tulee aktiivisia varauksia. Vastaanottovaiheen sijaan ylläpito voi viimeistellä tiedot itse. Hakija näkee käsittelyn tilanteen, ja keskeistä vuorohakuviestintää voidaan automatisoida sähköpostitse hakijoille ja heidän organisaatioilleen.