TimeWorks® Device - Ratkaisu laite­vuokrauksien toiminnan­ohjaukseen

  • Helposti yksilöllisiin tarpeisiin mukautuva järjestelmä
  • Monimuotoinen helppokäyttöinen varauskalenteri
  • Nopea varausten luonti, hallinta ja muokkaus
  • Monipuolinen varattavien resurssien hallinta
  • Tehokasta asiakkuuksien hallintaa ja markkinointia
  • Monimuotoinen hinnoittelu, laskutus ja maksujen hallinta
  • Tarkkaa tietoa mm. varauksista, kannattavuudesta ja käyttöasteista
  • Helppo ja monipuolinen varausjärjestelmä asiakkaille

Monimuotoinen varauskalenteri

Varaustilanteita voidaan tarkastella mm. monimuotoisten ja erittäin havainnollisten kaleterinäkymien avulla. Kalenterinäkymien värikoodit näyttävät varauksen tilanteen (esim. palautettu, palautuksessa puutteita jne.). Kalenterin käytettävyyttä tehostavat lukuisat kehittyneet tekniikat, kuten mm. "vedä ja pudota" -tekniikka varausten tai varauskohteiden siirtelyyn.

Varattavien kohteiden hallinta

Varattavina resursseina voivat olla mm. yksilöidyt laitteet tai saldoihin perustuvat tavarat. Järjestelmä mahdollistaa mm. tuoterakenteiden luonnin (esim. varaus sisältää joukon erilaisia laitteita ja tarvikkeita).

Varausten luonti ja hallinta

Varaukset luodaan järjestelmään varauslomakkeella. Automatisoidut pikatoiminnot tekevät varausten luonnista helppoa ja nopeaa. Varauksesta voidaan lähettää mm. varausvahvistus, tarjous, lähete tai vuokrasopimus (optiona sähköiset allekirjoitukset). Varattavien resurssien hakukone avustaa tarvittavien varauskohteiden etsinnässä.


Optiona mm. Kinos Rentals Oy:n suunnittelema laitevarausten toiminnanohjausmoduuli. Järjestelmään voidaan helposti toteuttaa yksilöllisiä ominaisuuksia.

Monipuoliset hinnoitteluvaihtoehdot

Vuokrattavat tuotteet voidaan hinnoitella yksilöllisesti hyvin monimuotoisen hinnoittelumatriisin avulla. Hinnoittelulle vain mielikuvitus voi asettaa rajoituksia. Hinnoittelu voi olla myös tapahtumatyyppikohtainen, eli vaikkapa messutapahtuman hinnoittelu voi poiketa vaikkapa sisäisestä varauksesta. Hintoja voidaan vapaasti muokata varauslomakkeella ja toimitukseen voidaan lisätä erilaisia kuluja, kuten vaikkapa toimitusmaksu.

Tehokasta asiakkuuksien hallintaa ja kohdistettua markkinointia

Monipuolisen asiakasrekisterin ansiosta voidaan hallita mm. useita yhteyshenkilöitä, osoitteita, asiakaskohtaista hinnoittelua, maksuehtoja, erilaisia laskutusosoitteita (asiakas on eri kuin maksajataho), asiakasprojekteja varaushistoriaa jne. CRM-laajennus mahdollistaa lisäksi mm. asiakaskohtaisten dokumenttien, kuten vaikkapa sopimusten ja tarjousten tallennuksen sekä asiakkaan kanssa käytyjen keskustelujen tallennuksen. Lisäksi CRM:n avulla voidaan seurata myyntiaktiviteettejä ja hoitaa jälkimarkkinointia (mm. tarkoin kohdennetut email myyntikirjeet).

Laskutus ja maksujen hallinta

Laskutustoiminnon avulla varaukset ovat helppo ja nopea laskuttaa joko painamalla varaukselta nappia "laskuta" tai vaihtoehtoisesti keräämällä esimerkiksi kuukauden laskutettavat varaukset yhteen keräilylaskun avulla. Laskut voidaan tulostaa, lähettää sähköpostilla, verkkolaskuna tai postituspalvelun kautta. Laskutuksessa voidaan hallita myös erilaisia alv-kantoja, käänteistä arvonlisäveroa, hyvityslaskuja jne. Myyntireskontran avulla voidaan seurata maksuja sekä hakea viitesuorituksia pankkiaineistosta. Järjestelmä tuottaa kaikki tarvittavat kirjanpidon raportit. Optiona liitännät kolmansien osapuolien laskutusjärjestelmiin.

Luo asiakkaillesi yksilöllinen varausjärjestelmä

Järjestelmään voidaan luoda asiakkaille suunnattu yksilöllinen resurssien ja palvelujen varausjärjestelmä maksutoiminnoin. Varausjärjestelmä voidaan toteuttaa myös rajapintojen avulla kolmansien osapuolien toimesta (esim. asiakkaamme oma mainostoimisto tai meidän kilpailuttamat mainostoimistot). Nykyaikaiset varausjärjestelmät mukautuvat myös esim. mobiilikäyttöön vaikkapa älypuhelimella.

Tietojen etsintä ja raportit toiminnasta

Varauksia voidaan etsiä erittäin monimuotoisesti. Monipuolisten raporttien avulla saadaan tarkkaa tietoa esimerkiksi erilaisten varattavien laitteiden ja niihin liittyvien resurssien kannattavuudesta ja käyttöasteista, varaustilanteista jne. Raporttina voi olla myös vaikkapa inventaariolistat.

Monipuolinen käyttäjäoikeustasojen hallinta

Käyttäjäoikeuksilla voidaan monipuolisesti määritellä, mitä kukakin käyttäjä tai käyttäjäryhmä voi järjestelmässä nähdä tai tehdä. Lokitietojen avulla voidaan seurata kaikkia varaukselle luotuja muutoksia. Käyttäjäkohtaisesti voidaan määritellä myös järjestelmän käyttökieli.

Esimerkkejä erilaisista käyttäjäorganisaatioista

Tapahtumatekniikkaa vuokraavat yritykset (esim. Kolmiopalvelu), kuvaustekniikkaa vuokraavat yritykset (esim. Kinos Rental), oppilaitokset (esim. XAMK, oppilaiden laitevaraukset ja IoT-ratkaisut mm. laitteiden mittaustulosten tallennukseen), laitteiden mainosaikaa myyvät toimijat (esim. Oulun Kärpät), erilaisia välineitä vuokraavat yritykset (esim. Biomaja), Coinline (viihdelaitteiden vuokraus) jne.